Zásady zpracování osobních údajů

1. ÚČEL A CÍLE ZÁSAD

Tyto zásady (dále jen „Zásady“) jsou interním předpisem sdružení advokátů REZEK & ŠIMONÍK ADVOKÁTNÍ KANCELÁŘ (dále jen „Advokátní kancelář“) a dopadají se na veškerou profesní činnost všech advokátů v Advokátní kanceláři sdružených (dále jednotlivě jen „Advokát“, čímž je míněn kterýkoli z advokátů, a společně „Advokáti“), jak samostatnou, tak společnou. Pravidla, povinnosti a postupy uvedené v těchto Zásadách se vztahují na kteréhokoli z advokátů Advokátní kanceláře. Advokáti se vzájemnou dohodou zavázali k jejich dodržování.

Účelem těchto Zásad je zajistit dodržování požadavků Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“), a dalších předpisů na ochranu osobních údajů, zejména pak zákona o zpracování osobních údajů, z. č. 110/2019 Sb.

Primárním cílem těchto Zásad je poskytnout dotčeným fyzickým osobám (dále jen „Subjekt údajů“) informace o tom, jaké osobní údaje Advokáti zpracovávají, jak dlouho a za jakým účelem. V rámci těchto Zásad je dále obsažený katalog práv dotčených fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. Tyto Zásady dopadají i na webové stránky Advokátní kanceláře.

2. SPRÁVCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jednotliví Advokáti sdružení v Advokátní kanceláři vykonávají advokacii samostatně. Správcem osobních údajů je v konkrétním případě vždy ten Advokát, který zpracování osobních údajů provádí, a to zásadně na základě konkrétního vztahu s klientem (jednání s klientem, plná moc, smlouva o právním zastoupení) nebo jiným Subjektem údajů (jednání, smluvní vztahy). V případě, že Advokáti zpracovávají osobní údaje společně, jsou společnými správci podle čl. 26 GDPR.

Kontaktní údaje Advokátů:

Mgr. Tomáš Rezek, advokát, ev. č. ČAK 20944, IČO: 19448431, se sídlem Zarámí 4432, 76001 Zlín, email: rezek@rezeksimonik.cz, tel. +420 737 197 260;

Mgr. David Šimoník, advokát, ev. č. ČAK 21352, IČO: 05279861, se sídlem Zarámí 4432, 76001 Zlín, email: simonik@rezeksimonik.cz, tel. +420 731 182 383.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na:

• zpracování osobních údajů prováděné Advokátem během Vašeho používání těchto webových stránek,
• zpracování osobních údajů prováděné Advokátem během komunikace s klientem,
• zpracování osobních údajů ze strany Advokáta během trvání smluvního vztahu s klienty,
• zpracování osobních údajů při plnění právních povinností Advokátem a na
• zpracování osobních údajů, jež je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Advokáta.

3. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Advokát může Vaše osobní údaje zpracovávat pro níže uvedené účely:

• Plnění smlouvy o poskytování právních služeb, včetně jejího sjednání;
• Plnění právních povinností (řádné vedení advokátního spisu, seznamu kontaktů a poskytovaných služeb);
• Ochrana oprávněného zájmu správce (ochrana práv a právem chráněných zájmů Advokáta, např. identifikace klienta ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti);
• Ochrana oprávněného zájmu třetích osob (zejména klientů) v souladu s předpisy upravujícími výkon advokacie;
• Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů (v případě Vašeho zájmu o právní služby).

4. ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Advokát může zpracovávat následující osobní údaje dle účelu zpracování:

Údaje subjektů údajů	Účely zpracování
Jméno a příjmení	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
Kontaktní adresa	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
E-mail	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
Telefonní číslo	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
Číslo účtu a jiné transakční údaje	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce
IČO, DIČ	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce
Rodné číslo	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností
Datum narození	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností
Jakékoliv další informace potřebné pro poskytování právních služeb	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu třetích osob

5. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje jsou Advokátem zpracovávány manuálně i automatizovaně. K automatizovanému zpracování osobních údajů dochází zejména pro účely plnění smluvního vztahu a nabízení služeb.

Advokát je oprávněn shromažďovat, uchovávat a využívat určité informace prostřednictvím automatizovaných prostředků, např. statistické informace kdykoliv navštívíte Webový portál.

Osobní údaje ve fyzické podobě jsou uchovány v uzamykatelných prostorách kanceláře, do kterých mají přístup pouze osoby s povinností mlčenlivosti, elektronické údaje jsou zpracovávány výhradně v rámci informačního systému chráněného heslem.

6. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Advokát může Vaše osobní údaje zpřístupnit pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím advokátům, tedy osobám vázaných zákonnou povinností mlčenlivosti, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.

Osobní údaje mohou být v nezbytné míře dostupné rovněž správci počítačové sítě Advokáta.

Osobní údaje mohou být na základě zákonné povinnosti také poskytnuty soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo jiným orgánům veřejné moci.

7. OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍCH OSOB

Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí osobní údaje zaměstnanců a zákazníků klientů, popř. jiné údaje, které Advokát obdrží od klienta v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje použije Advokát pouze za účelem plnění smluv s klienty. Advokát bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

8. DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Advokát Vaše osobní údaje zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je Advokát povinen coby správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje Advokát zpracovává dle účelu jejich zpracování, a to po níže uvedenou dobu:

Účel zpracování	Doba uchování
Plnění smlouvy	po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu
Plnění právních povinností	po dobu stanovenou příslušným právním předpisem
Ochrana oprávněného zájmu správce	maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak (např. upravující výkon advokacie), anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem
Ochrana oprávněného zájmu třetích osob	maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak (např. upravující výkon advokacie), anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem
Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů	po dobu nezbytnou k vyřízení příslušného požadavku

Po uplynutí doby uchování osobních údajů bude provedena likvidace osobních údajů skartací, nebo nevratným vymazáním souborů v případě, že osobní údaje byly poskytnuty nebo uchovány v elektronické podobě.

9. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů níže uvedená práva, která vyplývají z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit.

(v) na přenositelnost údajů, (vi) právo vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména je-li důvodem případné vymáhání právních nároků, a (vii) právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.

• Právo na přístup k osobním údajům: Chcete-li vědět, zda Advokát zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup.
• Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: V případě, že si myslíte, že o Vás Advokát zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. Advokát následně provede opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu.
• Právo na výmaz: V případě, že požádáte o výmaz, Advokát vymaže Vaše osobní údaje, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně. Advokát dále vymaže Vaše osobní údaje, vznesete-li proti jejich zpracování námitky a současně neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů, nebo odpadla-li zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
• Právo na omezení zpracování osobních údajů: V případě, že požádáte o omezení zpracování, Advokát omezí zpracovávání Vašich osobních údajů, jestliže (i) popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Advokát mohl přesnost údajů ověřit; (ii) zpracovávání je protiprávní a místo výmazu osobních údajů a žádáte o omezení jejich použití; (iii) Advokát již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; (iv) byla vznesena námitka proti zpracování ve smyslu čl. 21 odst. 1 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, a to po dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Advokáta převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
• Právo na přenositelnost údajů: Subjekt údajů má při splnění podmínek čl. 20 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 právo na to, aby Advokát předal zpracované osobní údaje třetímu subjektu.
• Právo vznést námitku: Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů správce. V případě, že Advokát neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami klienta, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

V případě realizace práv se můžete obrátit se svým požadavkem písemně na adresu sídla Advokátů nebo e-mailem na jejich adresy uvedené výše.

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, web: www.uoou.gov.cz

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 18. 11. 2024.